Что такое ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) - это система для обмена электронными документами внутри компании или между организациями. Внедрение ЭДО в организации позволяет полностью отказаться от ведения бумажной документации. Все документы создаются в электронном виде и подписываются электронной подписью (УКЭП), а это значит, они они имеют такую же юридическую силу, что и бумажные.
Поддержка и обслуживание ЭДО возложена на операторов. Оператором является коммерческая организация, получившая лицензию от ФСБ России. После заключения договора с оператором ЭДО клиент получает доступ к сервису, позволяющему обмениваться файлами через личный кабинет площадки.
Функции, доступные пользователю ЭДО:
- поиск файлов на сервере;
- информация о деятельности компаний и ИП;
- контроль за статусами продукции, соблюдением сроков, исправлением ошибок;
-
контроль сделок.
Схема работы
Для любого бизнеса схема работы с ЭДО будет одинаковой:
Отправитель создает документ, подписывает электронной подписью и отправляет контрагенту. Если получатель не зарегистрирован в системе ЭДО, он получит на почту приглашение присоединиться к системе и начать принимать электронные документы.
Контрагент получает документ и утверждает его или отклоняет. Если документ утвержден, то отправитель получает свою копию подписанного документа. При отклонении отправитель вносит правки в документ или создает новый и снова отправляет его контрагенту.
Оператор является связующим звеном между отправителем и контрагентом. Он проверяет УКЭП участников документооборота, отправляет сообщения о принятии, подписании или отклонении документов, а также гарантирует безопасный обмен файлами через защищенные каналы связи.
Преимущества и недостатки использования ЭДО
Главным преимуществом перехода на электронный документооборот является оптимизация бизнес-процессов в компании. Переход на ЭДО значительно упрощает заключение сделок, приемку и отгрузку товаров, а также расчет налоговой базы.
К тому же система позволяет видеть все этапы обработки документов и отследить, если документ завис на каком-то из них. Компаниям внедрение ЭДО позволит экономить финансы, так как можно сократить затраты на закупку канцелярии, бумаги для принтера и расходников, почтовую пересылку и затраты сотрудникам, обслуживающим архивы.
Обмен электронными файлами экономит время компаниям и ускоряет процесс заключения сделки. Обработка документов занимает от пары минут до нескольких дней и не затягивается на месяцы, если документы необходимо отправить в другой город. Документы точно не потеряются и адресат их получит.
С внедрением ЭДО решается и вопрос с экономией рабочего пространства. Некоторые документы по закону необходимо хранить в течение нескольких лет, а значит нужно покупать стеллажи и оборудовать помещение под архив. Архив занимает много места и это помещение уже никак не используешь. Электронные документы хранятся на сервере оператора, который обеспечивает их безопасность.
ЭДО упрощает контроль за исполнением документов. Это можно делать как в личном кабинете на сайте оператора ЭДО, так и в товароучетной системе, если у вас настроена интеграция.
Еще одно преимущество ЭДО в том, что электронные документы не такие хрупкие, как бумажные, и их сложно испортить, подделать или украсть. Документы могут существовать долгие годы без потребности в их постоянном дублировании, чтобы сохранить их.
Минусы электронного документооборота:
- затраты на переход и обслуживание (получение квалифицированной электронной подписи, обновление оборудования и ПО, если оно не совместимо с ЭДО, оплата доступа к сервисам ЭДО);
- есть риск потерять все данные из-за сбоя на сервере оператора;
- если партнеры компании не работают с ЭДО, необходимо вести смешанный документооборот и не получится отказаться от бумажных документов на 100%.
Как понять, что нужно переходить на ЭДО
О том, что пора переходить на электронный документооборот, многие предприниматели задумываются, когда начинают терять контроль за движением документов. Нужно переходить на ЭДО, если:
- при возникновении спорных ситуаций вам очень сложно найти оригинал документа или его скан;
- вы не понимаете, где завис документ в процессе подписания;
- вы не можете отследить, какие документы уже подписаны, а какие еще нет;
- вы тратите много времени на сбор документов по запросу ФНС.
Кому подойдет работа с ЭДО
Переход на электронный документооборот подойдет любому бизнесу. Крупным компаниям с большим объемом документов в месяц он поможет снизить затраты на ведение и обслуживание документооборота, снизить риск потери документов и избежать штрафов от налоговой за ошибки.
Малый и средний бизнес сможет ускорить процесс согласования сделки и получение контрагентом счета или договора, а значит, сможет быстрее получить оплату за свои услуги. Также некоторые крупные заказчики могут поставить условие работы только по ЭДО, и предпринимателю все равно придется подключаться к системе, чтобы не потерять клиента.
С 1 января 2022 года все участники оборота маркированных товаров, обязаны подключиться к ЭДО. Это касается продавцов следующих групп товаров.
- обувь;
- легкая промышленность;
- шины;
- духи;
- фототехника.
Как начать работу с ЭДО
Для того, чтобы начать обмениваться электронными документами, необходимо:
- получить электронную подпись (УКЭП);
- заключить договор с оператором ЭДО;
- внедрить систему электронного документооборота.